Nutzungsbedingungen für Microsoft 365
der FFE Sales GmbH

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Microsoft-365-Dienste, -Applikationen und -Ressourcen, die von der FFE Sales GmbH („Unternehmen“) bereitgestellt werden. Die Nutzung ist ausschließlich für berufliche Zwecke im Rahmen der jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zulässig.

2. Zugangs- und Kontobestimmungen

2.1 Persönliche Konten

Jeder Nutzer erhält ein persönliches, nicht übertragbares Microsoft-365-Konto. Die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte ist strikt untersagt. Zugänge dürfen nur von der dafür autorisierten Stelle eingerichtet, geändert oder deaktiviert werden.

2.2 Passwort- und Sicherheitsrichtlinien

• Es sind sichere, unternehmenskonforme Passwörter zu verwenden.
• Passwörter dürfen nicht wiederverwendet oder notiert werden.
• Die Multifaktor-Authentifizierung (MFA) ist – sofern bereitgestellt – verpflichtend zu nutzen.
• Sicherheitsvorfälle, Verdacht auf Missbrauch oder Kontoübernahme sind unverzüglich der IT zu melden.

3. Zulässige Nutzung

3.1 Erlaubte Nutzung

Die Microsoft-365-Umgebung darf unter anderem genutzt werden für:

• geschäftliche Kommunikation (z. B. Outlook, Teams),
• Speicherung, Bearbeitung und Freigabe von Unternehmensdaten,
• Projekt- und Teamzusammenarbeit (z. B. SharePoint, OneDrive, Teams),
• Nutzung produktiver Anwendungen (z. B. Word, Excel, PowerPoint).

3.2 Unzulässige Nutzung

Untersagt ist insbesondere:

• umfangreiche private oder nicht arbeitsbezogene Nutzung,
• das Hochladen, Speichern oder Teilen von illegalen, beleidigenden oder urheberrechtsverletzenden Inhalten,
• die Umgehung oder Manipulation technischer Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen,
• die Nutzung nicht freigegebener Add-ins, Apps oder externer Dienste, die auf Microsoft 365 zugreifen,
• jede Nutzung, die gesetzlichen Vorgaben oder internen Richtlinien widerspricht.

4. Datensicherheit & Datenschutz

4.1 Vertraulichkeit

Alle in Microsoft 365 gespeicherten oder verarbeiteten Daten gelten als vertraulich. Nutzer haben sicherzustellen, dass Dokumente und Informationen nur für berechtigte Personen zugänglich sind und Freigaben sorgfältig geprüft werden.

4.2 Speicherung & Löschung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (insbesondere DSGVO) sowie den internen Datenschutz- und IT-Richtlinien der FFE Sales GmbH. Daten dürfen nur gelöscht oder endgültig entfernt werden, wenn keine gesetzlichen, vertraglichen oder geschäftlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.3 Externe Freigaben

Die Freigabe von Daten an externe Empfänger (z. B. Kunden, Lieferanten, Partner) ist nur nach vorheriger Prüfung und – sofern erforderlich – ausdrücklicher Freigabe durch die zuständige Stelle zulässig. Automatische oder unkontrollierte Synchronisation auf private Speicherorte oder nicht autorisierte Geräte ist untersagt.

5. E-Mail, Microsoft Teams & Dateien

5.1 E-Mail (Outlook)

• E-Mail-Konten sind primär für geschäftliche Kommunikation zu nutzen. Private Nutzung darf, sofern überhaupt gestattet, nur in geringem Umfang und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien erfolgen.
• Spam, unerlaubte Werbung, Massenmails oder Kettenbriefe sind nicht gestattet.

5.2 Microsoft Teams

• Teams, Kanäle und Gruppen sind nach der vorgegebenen Struktur des Unternehmens anzulegen.
• Chats, Beiträge und Dateien müssen sachlich, respektvoll und arbeitsbezogen sein.
• Video- und Audioaufzeichnungen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung aller Beteiligten erfolgen.

5.3 OneDrive & SharePoint

• Unternehmensrelevante Dateien sind nach Möglichkeit in den vorgesehenen SharePoint-Bereichen oder Teams-Strukturen abzulegen, nicht ausschließlich in persönlichen OneDrive-Ordnern.
• Private oder geschäftsfremde Daten sind dort nicht zu speichern.

6. Geräte & Zugriff

6.1 Unternehmensgeräte

Der Zugriff auf Microsoft 365 erfolgt grundsätzlich über freigegebene Unternehmensgeräte und gemäß den geltenden IT-Sicherheitsrichtlinien. Installationen, Konfigurationen oder Änderungen dürfen nur durch autorisierte Personen erfolgen.

6.2 Mobile Nutzung

• Mobile Endgeräte müssen durch PIN, Passwort oder biometrische Verfahren gesichert sein.
• Die Nutzung von Mobile-Device-Management (MDM) und Sicherheitsprofilen des Unternehmens ist verpflichtend.
• Der Verlust oder Diebstahl eines Gerätes ist unverzüglich zu melden, damit Schutzmaßnahmen eingeleitet werden können.

7. Protokollierung & Überwachung

Die FFE Sales GmbH behält sich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht vor, Zugriffe und Aktivitäten innerhalb der Microsoft-365-Umgebung zu protokollieren und auszuwerten. Dies dient insbesondere der IT-Sicherheit, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen und der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs.

8. Missbrauch & Sanktionen

Verstöße gegen diese Nutzungsbedingungen oder gegen geltende Gesetze können disziplinarische, arbeitsrechtliche und gegebenenfalls strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Das Unternehmen behält sich insbesondere vor:

• Benutzerkonten vorübergehend oder dauerhaft zu sperren,
• Verwarnungen oder arbeitsrechtliche Maßnahmen auszusprechen,
• Schadensersatzansprüche geltend zu machen,
• rechtliche Schritte einzuleiten.

9. Änderungen der Nutzungsbedingungen

Die FFE Sales GmbH behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen bei Bedarf zu aktualisieren oder zu erweitern. Über wesentliche Änderungen werden die Nutzer in geeigneter Form informiert. Sofern nicht anders angegeben, treten Änderungen mit Veröffentlichung in Kraft.